Φαίνεται ότι υπάρχει κάτι τέτοιο όπως η συρραφή εγγράφων; Αλλά όταν το κάνετε για πρώτη φορά, σχεδόν πάντα αντιμετωπίζετε δυσκολίες: είτε τα χαρτιά δεν διπλώνουν ομοιόμορφα, είτε η βελόνα και το σουβλί δεν κάνουν τρύπες στη στοίβα. Επίσης, πρέπει να γνωρίζετε τους κανόνες! Για να μην χάνετε χρόνο μάταια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις οδηγίες βήμα προς βήμα.

Πού να ξεκινήσω;

Πριν αναβοσβήνουν τα έγγραφα, πρέπει να τα προετοιμάσετε σωστά:

  1. Αφαιρέστε συνδετήρες και συνδετήρες. Δεν επιτρέπεται η παρουσία μεταλλικών στοιχείων στην τεκμηρίωση.
  2. Ταξινόμηση φύλλων κατά ημερομηνία, θέμα, αλφαβητικά ή σύμφωνα με τις απαιτήσεις του οργανισμού.
  3. Αριθμήστε τα προσεκτικά με ένα απλό μολύβι. Σε συνηθισμένα φύλλα, οι αριθμοί τοποθετούνται στην επάνω δεξιά γωνία, σε φωτογραφίες, καράτια, σχέδια και διαγράμματα - στην πίσω πλευρά (πάνω αριστερά).
  4. Ευθυγραμμίστε τη στοίβα. Εάν ορισμένα από τα φύλλα είναι μεγάλου μεγέθους (χάρτες, σχέδια), πραγματοποιείται δίπλωμα. Το έγγραφο διπλώνεται έτσι ώστε να μην εκτείνεται πέρα ​​από τις άκρες της στοίβας, αλλά ταυτόχρονα να μπορεί να επεκταθεί και να προβληθεί ανά πάσα στιγμή. Συνήθως το φύλλο συλλέγεται με ακορντεόν, που φεύγει από την άκρη 3 εκ.

Πώς να διπλώσετε το φύλλο Α2 σε Α4 φαίνεται αναλυτικά στο βίντεο:

Εάν ο αριθμός σελίδας έχει οριστεί λανθασμένα, διαγράφεται με κάθετο και η διόρθωση πιστοποιείται με την επιγραφή «επαληθεύστε διορθώθηκε», υπογράφεται και σφραγίζεται. Το φύλλο που παραλείφθηκε αριθμείται με το γράμμα "a" (12, 12a, 13). Επιτρέπονται έως και 5 λάθη ανά περίπτωση.

Γενικοί κανόνες

Σήμερα, δεν υπάρχουν σαφείς οδηγίες σχετικά με την κατάθεση εγγράφων. Αλλά υπάρχουν γενικοί κανόνες:

  1. Η τεκμηρίωση ράβεται μαζί με κλωστές ραψίματος, σπάγκο τράπεζας ή ταινία lavsan. Θεωρούνται τα πιο αξιόπιστα. Ακόμα κι αν πέσει η θήκη, τα νήματα δεν θα σπάσουν.
  2. Η ραφή τρέχει πάντα στην αριστερή πλευρά.
  3. Οι τρύπες πρέπει να είναι συμμετρικές και 1,5-2 cm μακριά από την άκρη.
  4. Αν ένα έγγραφο αποτελείται από πολλές κολλήσεις, ένας αριθμός μπαίνει στην αρίθμηση και ο αριθμός των κολλημένων φύλλων αναγράφεται στο απόθεμα. Για παράδειγμα, «Π. 10, κόλληση κάρτας σε 3 φύλλα."
  5. Επίσης, γίνεται απογραφή εάν επικολληθούν πολλά έγγραφα (για παράδειγμα, έλεγχοι) σε ένα φύλλο. Στη συνέχεια γράφουν: «Σελ. 5 κολλημένα 5 επιταγές."
  6. Ένθετα κολλημένα μόνο με γωνία αριθμούνται ως ξεχωριστές σελίδες.
  7. Οι επιστολές πρέπει να κατατεθούν μαζί με τον φάκελο. Το γράμμα βγαίνει από το φάκελο. Η αρίθμηση μπαίνει πρώτα στον φάκελο και μετά στο γράμμα.
  8. Για αρχειοθέτηση συντάσσεται εξώφυλλο, καθώς και φύλλο με απογραφή και φύλλο του μάρτυρα.
  9. Ένας τόμος μπορεί να περιέχει έως και 150-250 φύλλα.

Η συρραφή εγγράφων δεν ρυθμίζεται από κανονισμούς. Υπάρχουν όμως ξεχωριστές οδηγίες για το πώς να το κάνετε. Περιέχουν: GOST 51141 για εργασίες γραφείου, Διάταγμα των Ομοσπονδιακών Αρχείων με ημερομηνία 23/12/2009, κανόνες εργασίας γραφείου για τη συρραφή εγγράφων που αναπτύχθηκαν από την Κεντρική Τράπεζα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλα τμήματα.

Πώς μπορώ να κάνω flash έγγραφα - τρόποι

Η μέθοδος υλικολογισμικού εξαρτάται από τον τόπο παροχής. Οι οργανισμοί που απαιτούν την υποβολή εγγράφων σε δεμένη μορφή συνήθως δίνουν λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με αυτό. Ορισμένα από αυτά επιτρέπουν τη χρήση φακέλων βιβλιοδεσίας και συρραπτικού.Άλλοι θα δέχονται έγγραφα μόνο εάν έχουν συρραφτεί από έναν ορισμένο αριθμό οπών και έχουν συμπληρωμένη σελίδα τίτλου.

Για να εστιάσετε σωστά στις συγκεκριμένες απαιτήσεις του στιγμιότυπου στο οποίο αποστέλλεται το πακέτο εγγράφων.

Ορισμένα χαρτιά, για παράδειγμα, βιβλίο καταγραφής βιβλίου εργασίας, αρχειακά αρχεία, πρέπει να είναι δεμένα με σκληρό εξώφυλλο. Είναι διάτρητο στη σπονδυλική στήλη (δέσιμο). Μετά το ράψιμο, οι άκρες του σπάγκου κολλούνται στο εσωτερικό του καλύμματος με ένα μικρό χαρτί και σφραγίζονται.

Η τεκμηρίωση από πολλά φύλλα συνήθως ράβεται σε 2-3 τρυπήματα. Για αξιοπιστία, οι μεγάλες θήκες πρέπει να ραφτούν σε 4-5 τρυπήματα.

Ράψτε έγγραφα σε 3 τρύπες - διάγραμμα

Ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να αναβοσβήσετε έγγραφα είναι μέσω 3 οπών. Το σχέδιο είναι πολύ απλό και η διαδικασία απαιτεί ελάχιστο χρόνο. Οδηγίες βήμα προς βήμα:

  1. Πάρτε μια αριθμημένη στοίβα εγγράφων.
  2. Υποχώρηση από την επάνω αριστερή γωνία 15 εκ. προς τα κάτω και 1,5 εκ. από την άκρη του φύλλου.
  3. Κάνοντας την πρώτη τρύπα.
  4. Υποχωρήστε 3-5 cm προς τα πάνω και κάντε μια δεύτερη τρύπα.
  5. Τώρα υποχωρούμε 3-5 εκ. κάτω από την πρώτη τρύπα, και κάνουμε την τρίτη.
  6. Βάλτε μια βελόνα με μια κλωστή μήκους 50-70 cm στην κεντρική τρύπα από την πίσω πλευρά.
  7. Κατευθύνουμε τη βελόνα και την κλωστή στην τρίτη τρύπα, μετά στην πρώτη και ξανά στην κεντρική.
  8. Σαν αποτέλεσμα, και τα δύο άκρα του νήματος θα πρέπει να συναντώνται.
  9. Αφαιρέστε τη βελόνα και δέστε έναν κόμπο όσο το δυνατόν πιο κοντά στο χαρτί.
  10. Αφήστε τις άκρες 7 εκ. μήκος και κόψτε τις υπόλοιπες.

Για να γίνει πιο σαφές πώς να συρράψετε έγγραφα σε τρεις τρύπες, επισυνάπτουμε ένα διάγραμμα:

Πώς να ράψετε ένα δίπλωμα σε 3 τρύπες:

Υλικολογισμικό σε 2 τρύπες

Με την πρώτη ματιά, δεν υπάρχει τίποτα πιο εύκολο από το να ράψετε έγγραφα σε 2 τρύπες. Αλλά στην πραγματικότητα, υπάρχουν και εδώ λεπτές αποχρώσεις.

Για να μην ζαρώνει το έγγραφο όταν περιστρέφεται και να μην διαλύεται, όταν ράβετε σε δύο τρύπες, πρέπει να διατηρείτε απόσταση 10 cm από την επάνω γωνία και 6-10 cm μεταξύ των τρυπημάτων.

Πώς να συρράψετε σωστά την τεκμηρίωση:

  1. Βάλτε τα αριθμημένα έγγραφα σε ζυγό σωρό.
  2. Τρυπάμε το χαρτί με βελόνα και κλωστή από την πλάτη, οπισθοχωρώντας από πάνω 10 εκ. και την άκρη 1,5 εκ.
  3. Μετρήστε 6-10 cm προς τα κάτω, τρυπήστε και τραβήξτε τη βελόνα στην πίσω πλευρά.
  4. Τώρα πρέπει να επαναλάβετε το ίδιο πράγμα. Και πάλι κατευθύνουμε τη βελόνα στην πρώτη τρύπα και μετά στη δεύτερη. Θα έχετε διπλή ανατροπή.
  5. Δέστε τις κλωστές σε έναν κόμπο. Αν τα άκρα είναι μακριά, αφήστε 7 εκ. και κόψτε τα υπόλοιπα.

Σχέδιο:

Βίντεο:

Υλικολογισμικό σε 4 τρύπες

Τέσσερις τρύπες χρησιμοποιούνται συνήθως για τη ραφή θηκών πριν αρχειοθετηθούν. Ο τρόπος αρχειοθέτησης εγγράφων για το αρχείο εμφανίζεται βήμα προς βήμα στο βίντεο:

Το σχήμα υλικολογισμικού 4 οπών έχει ως εξής:

  1. Κόψτε πρώτα την κλωστή μήκους 140 εκ. και διπλώστε τη στη μέση.
  2. Δύο τρύπες γίνονται στο πάνω και στο κάτω μέρος της στοίβας των χαρτιών, υποχωρώντας 2 cm από την άκρη.
  3. Γίνονται άλλες 2 τρύπες, υποχωρώντας από την επάνω και την κάτω άκρη κατά 10 cm.
  4. Η βελόνα και η κλωστή εισάγονται στη δεύτερη τρύπα, μετά στην πρώτη, ξανά στη δεύτερη, στην τρίτη, στην τέταρτη.
  5. Στη συνέχεια η βελόνα επιστρέφει ξανά στην τρίτη. Οι άκρες των κλωστών δένονται.

Υλικολογισμικό σε 5 τρύπες

Ένα μοτίβο 5 οπών χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου χρειάζεται να ράψετε μια εντυπωσιακή ποσότητα χαρτιών (ποινικές υποθέσεις, λογιστικά έγγραφα κ.λπ.).

υλικολογισμικό 5 οπών είναι το υψηλότερο επίπεδο προστασίας.

Τα έγγραφα συρράπτονται σύμφωνα με το ακόλουθο μοτίβο:

  1. Γίνεται η πρώτη, κεντρική τρύπα, οπισθοχώρηση από την επάνω αριστερή γωνία 15 εκ. προς τα κάτω και 1,5 εκ. προς τα δεξιά από την άκρη.
  2. Οι επόμενες 4 τρύπες ανοίγονται σε βήματα των 2 cm (δύο τρύπες από το κάτω μέρος του κέντρου και δύο τρύπες από την κορυφή).
  3. Η τεκμηρίωση ραφής ξεκινά από το κέντρο. Μια βελόνα με κλωστή μήκους 70 cm εισάγεται από την πλάτη. Αφήστε την άκρη της κλωστής 10 εκ. (τσιμπήστε με το δάχτυλο).
  4. Στη συνέχεια, η βελόνα κατευθύνεται στη διπλανή τρύπα από πάνω και μετά στην πιο απομακρυσμένη. Η βελόνα βρίσκεται στην μπροστινή πλευρά.
  5. Τώρα ράψτε προς την αντίθετη κατεύθυνση προς το τέλος της σειράς των τρυπών. Η βελόνα αναδύεται ξανά στην μπροστινή πλευρά.
  6. Κάντε 1 βελονιά στην επόμενη τρύπα. Οι άκρες των νημάτων συναντήθηκαν. Τώρα μπορείτε να τα δέσετε.

Πώς να κάνετε τρύπες

Έχοντας προσπαθήσει να αναβοσβήνουν την τεκμηρίωση με βελόνα και κλωστή με το χέρι, πολλοί αρχίζουν να αναζητούν εναλλακτικές μεθόδους. Για να το κάνετε πιο εύκολο, πρέπει να θυμάστε:

  • Ένα έγγραφο πολλών σελίδων τρυπιέται με μια χοντρή βελόνα, ιδανικά μια βελόνα διάτρησης. Μια συνηθισμένη βελόνα μπορεί να σπάσει.
  • Σε μια μικρή στοίβα χαρτιά, μπορείτε να κάνετε τρύπες με ένα σουβλί χαρτικής. Για να ανοίξει εύκολα το σουβλί τρύπες στο χαρτί, πρέπει να ακονίσετε την αιχμή σε μορφή 3 ή τετράεδρου και να την αλείψετε με σαπούνι.
  • Σε μια στοίβα μεσαίου μεγέθους, μπορείτε να κάνετε τρύπες με τρύπα. Αλλά τότε είναι καλύτερα να δένετε την τεκμηρίωση με ένα χοντρό κορδόνι ή κορδέλα.
  • Οι πολυσέλιδες θήκες μπορούν να τρυπηθούν με κατσαβίδι ή τρυπάνι. Οι σοβαροί οργανισμοί διαθέτουν ειδικά μηχανήματα για την αναλαμπή αρχείων.

Για να αποτρέψετε την απομάκρυνση των χαρτιών, πρέπει να στερεώσετε τη στοίβα με συνδετήρες. Τότε θα είναι πολύ πιο εύκολο να κάνετε τρύπες.

Τι είναι συρραπτικό εγγράφων

Το συρραπτικό είναι ένα ειδικό μηχάνημα για τη ραφή εγγράφων - ένα συνδετικό υλικό. Οι συσκευές μπορούν να εξοικονομήσουν σημαντικά χρόνο στην προετοιμασία εγγράφων για αρχειοθέτηση. Τρυπούν εύκολα σε στοίβες 800-1000 φύλλων και περνούν κλωστή ταυτόχρονα:

Δημοφιλή συρραπτικά εγγράφων:

  • Yunger M168 (7.000-10.000 ρούβλια);
  • Κάθετη μηχανή βιβλιοδεσίας UPD D (13.000-15.000 ρούβλια);
  • Συσκευή P-600p (30.000 ρούβλια).

Πώς να σφραγίσετε ένα έγγραφο στο πίσω μέρος

Μετά τη συρραφή, τα έγγραφα πρέπει να σφραγιστούν στο πίσω μέρος με ένα κομμάτι χαρτί με επιγραφή πιστοποίησης. Παρά την απλότητα, αυτό είναι το πιο κρίσιμο στάδιο. Σε αυτόν μειώνεται όλο το νόημα της δουλειάς που έγινε.

Το αυτοκόλλητο στο πίσω μέρος της ραμμένης θήκης είναι ένα είδος σφράγισης που στερεώνει μόνιμα τα δεμένα φύλλα. Είναι σημαντικό να κρατά καλά, να επικαλύπτει τον κόμπο και εν μέρει τις κλωστές.

Σε οργανισμούς, το χαρτί παπύρου και η κόλλα χαρτικών PVA χρησιμοποιούνται για τη σφράγιση δεμένων εγγράφων. Αλλά μπορείτε επίσης να πάρετε κανονικό χαρτί γραφείου.

  1. Το αυτοκόλλητο μπορεί να έχει μεγέθη από 35 cm έως 1010 cm.
  2. Μπορείτε να το εκτυπώσετε σε εκτυπωτή με μερικώς τελειωμένη επιγραφή. Τα πρότυπα είναι χρήσιμα όταν πρέπει να συρράψετε και να πιστοποιήσετε μεγάλο αριθμό εγγράφων.
  3. Στη συνέχεια, πρέπει να κόψετε ένα φύλλο του επιθυμητού μεγέθους, να το αλείψετε με κόλλα PVA και να το κολλήσετε στο πίσω μέρος του εγγράφου, ώστε να κλείσει ο κόμπος και μέρος των νημάτων.
  4. Περιμένετε να στεγνώσει η κόλλα.
  5. Υπογράψτε σύμφωνα με το δείγμα: "Ραμμένα, αριθμημένα και σφραγισμένα (αριθμός σελίδων σε αριθμούς) (αριθμός σελίδων σε λέξεις) φύλλα." Γραμμή παρακάτω: «Θέση, υπογραφή και πλήρες όνομα. πιστοποιητικό» (συμπληρώστε). Ακόμα χαμηλότερα: «Ημερομηνία πιστοποίησης ή υπογραφής του εγγράφου» (συμπληρώστε).

Στο τέλος, ο πιστοποιητής βάζει την υπογραφή και τη σφραγίδα του στο αυτοκόλλητο. Σημασία έχει να υπερβαίνουν τη σφραγίδα, δηλαδή να πέφτουν πάνω στο φύλλο εγγράφου.

Έτσι θα πρέπει να μοιάζει το ραμμένο πίσω έγγραφο:

Ένας επιχειρηματίας, κάποιος που έχει υπογράψει το πρωτότυπο ή ένα άτομο που έχει λάβει εξουσιοδότηση για αυτό μπορεί να πιστοποιήσει έγγραφα.

Q&A

Μπορώ να συρράψω έγγραφα με κανονικό νήμα, συμπεριλαμβανομένου και έγχρωμου νήματος;

Ναι. Δεν υπάρχουν σαφείς οδηγίες για αυτό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε νήμα οποιουδήποτε χρώματος. Αλλά είναι προς το συμφέρον σας να είναι δυνατά (μετάξι, νάιλον). Τα κανονικά νήματα συνιστώνται να διπλώνονται 2-4 φορές. Από προεπιλογή, η τεκμηρίωση είναι ραμμένη με κλωστές στο χρώμα του γάλακτος.

Μπορείτε να αναβοσβήσετε την τεκμηρίωση σε 1 τρύπα (στη γωνία);

Ναι, αλλά μόνο σε ορισμένες περιπτώσεις. Για την επάνω αριστερή γωνία, μπορείτε να ράψετε έγγραφα μετρητών, το καταστατικό της επιχείρησης, την αναφορά εργασίας στο σχολείο (τεκμηρίωση που αποτελείται από πολλά φύλλα και δεν έχει ιδιαίτερη σημασία). Στη γωνία γίνεται μια τρύπα, τυλίγεται μια δαντέλα (ταινία) διπλωμένη στη μέση. Τα άκρα της δαντέλας μπαίνουν σε θηλιά στο άλλο άκρο. Αποδεικνύεται ένας κόμβος. Τραβιέται προς τα πίσω και σφραγίζεται με τον ίδιο τρόπο όπως σε άλλες περιπτώσεις.

Τι έγγραφα πρέπει να συρραφώ;

Τεκμηρίωση προσωπικού τρέχοντος έτους, λογιστικά έγγραφα, φορολογικά έγγραφα, σε διάφορα τμήματα της τράπεζας, για διαγωνισμό, για αναφορά στο συνταξιοδοτικό ταμείο, βιβλία κερδών. Επίσης, αναβοσβήνουν συμβολαιογραφικά αντίγραφα και μεταφράσεις, αντίγραφα καταστατικών εγγράφων, εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα του υπαλλήλου, σημαντικές συμφωνίες, έγγραφα προς αποθήκευση στο αρχείο.

Συχνά, δεν δίνεται επαρκής προσοχή στη δέσμευση των εγγράφων και στη διασφάλισή τους, πιστεύοντας ότι αυτό δεν θα επηρεάσει με κανέναν τρόπο την επιχείρηση. Στην πραγματικότητα, πολλά εξαρτώνται από την ορθότητα της διαδικασίας. Το σωστό υλικολογισμικό αποτελεί εγγύηση για τη μέγιστη προστασία της συσκευασίας από την αντικατάσταση ή την αφαίρεση φύλλων. Οι σοβαροί οργανισμοί δεν θα δεχτούν καν μη ραμμένα ή εσφαλμένα ραμμένα έγγραφα. Οι περισσότερες περιπτώσεις είναι πολύ σχολαστικές σε αυτό το θέμα. Επομένως, θα πρέπει να λάβετε υπεύθυνα τη διαδικασία και να ακολουθήσετε με σαφήνεια τις οδηγίες που περιγράφονται.

Κατηγορία: